Vereinsdaten müssen jetzt besser geschützt werden
In allen Vereinen werden unterschiedliche Daten auf vielfältiger Weise erhoben, genutzt und auch weitergegeben. Vereinsdaten müssen jetzt besser geschützt werden. Die neue Datenschutz-Grundverordnung muss ab dem 25.05.2018 auch für jeden Verein, egal ob große Verbände, Sportclubs und auch kleine Vereine, angewendet werden. Die neue Gesetzgebung stellt auch eine große Herausforderung dar.
Datenschutz im Verein
Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist stark angelehnt an das bestehende deutsche Datenschutzrecht. Das ist schon sehr umfassend, denn in Deutschland hat man den Datenschutz schon lange sehr ernst genommen und enthält heute bereits onehin die wichtigsten Grundsätze.Es dürfen im Verein alle Daten gespeichert werden, die zur Erfüllung seiner Aufgaben notwendig sind. So sind das die Standartdaten wie Name, Vorname, Alter, Adresse und Bankverbindung für die Mitgliedsbeiträge. Eine Einwilligung zur Datenspeicherung sollte von den Mitgliedern vorliegen. Darin willigen Vereinsmitglieder ein, dass Ihre persönlichen Daten zum Zwecke der Vereinsmitgliedschaft gespeichert werden.
Die Datenschutzverordnung ist im Grunde eine gute Sache, weil sie die Grundfreiheiten und Informationsrechte der Bürger stärkt, denn die Betroffenen müssen jetzt informiert werden, wenn Daten über sie erhoben weden, warum das geschieht und auf welcher Grundlage. Auch wenn Daten bei einem Dritten erhoben werden, muss der Betroffene informiert werden.
Recht auf Löschung von Vereinsdaten
Weiter können Mitglieder auch verlangen, dass falsche oder unrichtige Daten geändert werden. Das Regelt der Artikel 16 der DSGVO.
Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung
Der Verein kann eine entsprechende Einwilligungserklärung zum Datenschutz von jedem Mitglied einholen. Bei Neuaufnahme kann er diese mit dem Mitgliedsantrag erfragen. Außerdem muss der Verein seiner Informationspflicht nachkommen, als das neue Mitglied über bestimmte Dinge der Datenerhebung informieren. Geregelt wird das im Artikel 13 der DSGVO.Mustervorlagen erhalten Sie beim Landesdatenschutzbeauftragten. Grundsätzlich ist er auch Ansprechpartner für spezielle Fragen des Datenschutzes. In den Unterlagen benannt werden braucht er nur, wenn die Kerntätigkeit in der Durchführung von Datenverarbeitungsvorgängen liegt. Das dürfte in der Regel nur bei sehr großen Vereinen der Fall sein.
Datenschutz auf der Vereinshomepage
Grundsätzlich sollte auf der Internetseite des Vereins die aktualisierte Datenschutzerklärung stehen. Es ist wichtig das der Verein in der Außendarstellung geschützt ist. Sollte sich ein Abmahnanwalt die Vereinshomepage anschauen wird er sicher dort zuerst nachschauen und nach Fehlern suchen. Im Internet gibt es viele Tipps und Checklisten zu diesem Thema. Außerdem können Vereine auch automatische Bausätze für die Datenschutzerklärung nutzen.
Mit der richtigen Software Vereinsdaten managen
Für die Verwaltung eines Vereins gibt es eine große Anzahl an PC-Programmen. Kleine kostenlose aber auch große, umfangreiche Vereinssoftware sind im Netzt zu finden. Es richtet sich auch immer nach der Mitgliederzahl und dem Umfang der Vereinstätigkeit. Für Vereine bis 200 Mitglieder habe ich eine kostenlose Version von Club-Desk Online Vereinssoftware gefunden. Mit diesem Onlineprogramm können Sie Ihren Verein inklusive aller Mitglieder, Termine, Dokumente, E-Mails, Briefe sowie die Buchhaltung zu verwalten.